¿Apostilla o pesadilla?
La Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, ratificada por Venezuela, permite que, en cada país parte de la Convención, se pueda suprimir que la legalización de documentos públicos que vayan a surtir efecto en el extranjero se haga ante los respectivos consulado.
El artículo 6 de la Convención dispone: “Cada Estado contratante designará, por referencia a sus funciones oficiales, a las autoridades que serán competentes para emitir la apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo.” Con base en el mismo artículo, Venezuela, al depositar el documento de ratificación de la Convención, le notificó al Ministerio de Relaciones de los Países Bajos, la designación del Ministerio de Relaciones Exteriores, como órgano central para apostillar documentos emanados de autoridades nacionales, de los estados y municipales.
Desde la fecha de notificación, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela se ha negado a apostillar documentos cuyas firmas de funcionarios no hayan sido previamente legalizadas por órganos jerárquicamente superiores. Es así como, por ejemplo, para apostillar una partida de nacimiento expedida por la Jefatura Civil de municipio de un Estado, se ha venido exigiendo que la firma del Jefe Civil sea legalizada por la Gobernación del Estado y por el Ministerio de Relaciones Interiores.
La razón esgrimida para proceder en esa forma es que en el Ministerio no hay una base de datos que contenga modelos de las firmas de todos los funcionarios. Razonamiento ilógico ya que el Ministerio siempre ha podido exigir que se le envíe un modelo de la firma, cosa que hoy en día puede hacerse por internet.
Lo que siempre fue engorroso en la tramitación de la apostilla, ahora lo es más, cuando el Ministerio exige que el titular del documento lo solicite personalmente, sin tomar en cuenta lo que dispone el artículo 5 de la Convención: “.- La apostilla será emitida a petición del signatario o del portador del documento.” Hasta hace poco, la persona que requería la apostilla, tenía que hacer cola desde horas de la madrugada, a las puertas del Ministerio, para que le dieran un número para solicitar la apostilla. Siendo que no todo el mundo puede permitirse hacer cola por horas, se acostumbraba darle una autorización por escrito a una persona. Se estableció una primera traba: la autorización tenía que ser mediante poder especial autenticado por un Notario, pero con validez para una sola gestión. Por supuesto, tal como ocurre para obviar las trabas, los gestores se valieron de la corrupción. Sin ninguna autorización, en complicidad con funcionarios del ministerio, lograban la apostilla de inmediato, frente al pago de suma exorbitante que incluía los honorarios del gestor y el soborno del funcionario.
El Ministerio se dio cuenta de la corrupción y eliminó la posibilidad de solicitar la apostilla directamente, a través de gestor u apoderado. Ahora el titular del documento tiene que pedir una cita al Ministerio, por Internet, para que le fijen una fecha para obtener la apostilla. Una vez llenados los trámites, que incluyen un registro especial en el Ministerio, se pide la cita y el Ministerio la concede para una fecha que en casos llega a ser de hasta tres meses después de la solicitud. Hay personas, incluso muy humildes, que se ven perjudicadas por tan injustificada demora.
En el Ministerio deberían seguir el ejemplo de Colombia, ante cuyo Ministerio de Relaciones Exteriores, se puede solicitar la apostilla por internet, anexando una copia en PDF del documento a apostillar que se devuelve apostillada.
Otra cosa en la que debería pensar el gobierno para facilitar la obtención de la apostilla, es notificarle al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos que las gobernaciones de los Estados también están autorizadas para apostillar. Co ello se obviaría que, por ejemplo, una persona de San Fernando de Atabapo, en el Estado Amazonas tenga que viajar a Caracas para apostillar un documento.
